【新入社員におすすめ】社内資料の無駄のない作り方

新入社員は新しい職場で仕事を任されますが、初めは先輩にチェックしてもらい、次に上司に見てもらい・・・。と承認のプロセスが果てしなく長いです。仕事が全くできないので仕方ないのはありますが、先輩が修正したところを上司が修正したりして、二度手間になったなりがちで途方にくれた思いをしました。新入社員であれば、資料の修正はさくっと終わらせて、知識の吸収をしたほうが早く独り立ちをする上でも非常に重要です。

そこで、今回はぼくが工夫している社内資料の無駄のない作り方をご紹介します。

完成度60%でスピード感のある資料を提出する

まず大切なのは、修正ありきで資料を作成することです。完成度が60%であれば、資料の骨組みはできています。最後の仕上げの工程は、細かい文章の言い回しであったり、会社独自のしきたりなど重要でない部分がおおいです。

特に、先輩や上司の好みの文章表現の修正などが入るため、資料の骨組みだけをしっかりと考えて、残りの細かい肉付けは指導者に任せるという方法が合理的です。資料の体裁は人の好みが出てきてしまう箇所であるので、「こんな文章表現をする人もいるんだな・・・。」という気持ち程度で構えていましょう。

ここで、「いや、本当に伝えたいニュアンスはこうなんだ!」と首を曲げないでいると、仕事が前に進みません。これから会社員として上手く振る舞うためにも「妥協点を見つけて落とし所を作る」トレーニングだと思ってください。

指導者の資料の作り方を徹底的に真似する

はじめは、しっかりと修正してくれた先輩や上司も忙しくなり、こまめに資料の修正をしてくれなくなります。ここで陥りがちなのは、自分の好みの文章表現であったり言い回しをしてしまうことです。

ポイントは日頃から指導者が作成する資料を癖を研究して、少ない修正で済む文章を作成することです。指導者は具体的な箇所まで文章に記載したいのか、それとも玉虫色にして自分たちに有利な文章にしたいかなどを観察して、その体裁に合わせていきましょう。

自分の好き勝手に文章を作成しても、適切な文章という指導者好みの文章に直す作業が発生してしまい、手戻りが多くなります。しかも、手直しするのは自分やるはめになり、修正のポイントをわかっていないとなんども往復することになってしまいます。

ぼくは、初めの頃は資料を10回ほど修正していました。本当に無駄な時間だったと思います。

まとめ

資料の作り方は人それぞれですが、文章の体裁を整えることが無意味だからこそ、サクッと最小限の力で終わられるようになりましょう。

定時で帰っている人とそうでない人の違いは、こんなわずかな工夫の差の積み重ねです。

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